Asunnon omistajan opas huoneistotietojärjestelmään

Suomessa on otettu käyttöön sähköinen huoneistotietojärjestelmä, jota ylläpitää Maanmittauslaitos. Huo­neistotietojärjestelmään kerätään tiedot osakehuoneistoista, niiden omistuksista, panttauksista ja rajoituk­sista. Paperisista osakekirjoista luovutaan vaiheittain.

Laki huoneistotietojärjestelmästä ja sen voimaanpanosta on tullut voimaan 1.1.2019. Sen jälkeen uudet yhtiöt on perustettu vain sähköisesti. Ennen 1.1.2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden on ollut määrä siirtää osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä.

Osakkaan on haettava omistuksensa rekisteröintiä sähköiseksi ja paperisen osakekirjan mitätöintiä 10 vuoden kuluessa siitä, kun yhtiö on siirtänyt osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään.

Osakkeenomistajan muistilista huoneistotietojärjestelmään siirtymisen jälkeen

1. Tarkista omat tietosi:

• Omistajuus: Varmista, että tietojärjestelmässä olevat tietosi omistajuudesta ovat oikein.
• Yhteystiedot: Tarkista, että puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi ja muut yhteystiedot ovat ajan tasalla.
• Panttaukset ja rajoitukset: Tarkasta, että tiedot mahdollisista panttauksista ja rajoituksista ovat oikein.

2. Tutustu järjestelmään:

• Maanmittauslaitoksen sivut: Käy Maanmittauslaitoksen verkkosivuilla tutustumassa huoneistotietojärjestelmään liittyviin ohjeisiin ja usein kysyttyihin kysymyksiin: https://osakehuoneistorekisteri.fi/usein-kysyttya

3. Paperisen osakekirjan rekisteröinti sähköiseksi

• 10 vuotta aikaa: Osakkaan on haettava omistuksensa rekisteröintiä sähköiseksi ja paperisen osakekirjan mitätöintiä 10 vuoden kuluessa siitä, kun yhtiö on siirtänyt osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään.

• Vanha osakekirja: Taloyhtiön osakeluettelon siirron jälkeen paperista osakekirjaa ei saa hävittää. Omistuksen rekisteröinnissä paperinen osakekirja mitätöidään Maanmittauslaitoksessa, ja jatkossa omistustiedot näkyvät sähköisenä huoneistotietojärjestelmässä.
• Mikäli paperinen osakekirja on hallussasi: 
  • Voit täyttää Maanmittauslaitoksen sivulla tai tulostaa käsin täytettäväksi hakemuksen osakehuoneiston omistuksen rekisteröimiseksi: (https://www.suomi.fi/palvelut/lomake/hakemus-osakehuoneiston-omistuksen-rekisteroimiseksi-maanmittauslaitos/eb391b3c-f219-4adb-a4a7-008b615fdfda). 
  • Toimita paperinen osakekirja siirtomerkintäsivuineen Maanmittauslaitoksen palvelupisteeseen tai lähetä postitse. Huomioithan, että osakekirja on arvopaperi, jonka lähetykseen on syytä valita turvallinen lähetystapa.
• Mikäli paperinen osakekirja on pankissasi lainan vakuutena: 
  • Tarvittaessa pankin voi valtuuttaa rekisteröimään omistuksen puolestasi.
  • Pankki voi periä rekisteröinnistä maksun.
• Mikäli osakekirja on kadonnut tai tuhoutunut:
  • Sinun tulee hakea ensin osakekirjan kuolettamista osakehuoneiston sijaintipaikkakunnan käräjäoikeudelta.
    • Jos osakekirjan kuolettamista haetaan ennen kuin taloyhtiö on siirtänyt osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään, on yhtiön annettava kuoletetun osakekirjan tilalle väliaikaistodistus. Rekisteröintihakemukseen pitää liittää mukaan väliaikainen osakekirja ja käräjäoikeuden päätös.
    • Jos osakekirjan kuolettamista haetaan osakeluettelon siirron jälkeen, ei yhtiön tarvitse enää antaa uutta osakekirjaa kuoletetun osakekirjan tilalle. Rekisteröintihakemukseen pitää liittää mukaan käräjäoikeuden päätös.
• Huomioithan: Maanmittauslaitos perii omistuksen rekisteröinnistä voimassa olevan hinnaston (https://www.maanmittauslaitos.fi/hinnasto) mukaisen maksun.

4. Sähköinen osakekirja taskussa, mitä seuraavaksi?

• Muista päivittää omat tietosi järjestelmässä, mikäli niihin tulee muutoksia (esim. uusi sähköpostiosoite). 
• Pääset päivittämään tietosi täältä: https://www.maanmittauslaitos.fi/osakehuoneiston-omistajan-yhteystiedot

Olen myymässä huoneistoni, mutta en ole vielä rekisteröinyt osakekirjaa sähköiseksi - mitä teen?

Kaupat tehdään kuten aiemminkin eli paperiseen osakekirjaan tehdään siirtomerkintä ja se luovutetaan uudelle omistajalle tai hänen pankilleen. Ostaja hakee omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta kahden kuukauden kuluessa kaupanteosta: https://www.maanmittauslaitos.fi/huoneistot/huoneiston-omistajalle/hae-omistuksen-rekisterointia.

Huolehdi, että sinä, ostaja tai välittäjä toimittavat kopion kauppakirjasta sekä tarvittaessa uuden omistajan yhteystiedot isännöitsijätoimistoon, jotta tieto varmasti tavoittaa heidät ajoissa. Maanmittauslaitokselta lähetetään isännöitsijätoimistoon ilmoitus, kun huoneiston omistus on rekisteröity, mutta pitkien käsittelyaikojen vuoksi tieto on käytännössä tarpeellista toimittaa isännöitsijätoimistoon mahdollisimman pian asuntokaupan jälkeen. Olemalla itse aktiivinen varmistat, että vastikevastuun siirtymispäivä on taloyhtiön tiedossa hyvissä ajoin.

Lähteitä:

https://www.isannointiliitto.fi/ajankohtaista/huoneistotietojarjestelma-jaljessa-kuka-kutsutaan-ja-paastetaan-yhtiokokoukseen/

https://osakehuoneistorekisteri.fi/osakkeenomistajille

https://oikeus.fi/tuomioistuimet/fi/index/asiat/hakemusasiat/asiakirjankuolettaminen.html